Theo quy định tại Điều 22 Quyết định 37/2015/ QĐ – UBND ngày 18/12/2015 về đăng ký đất đai, nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất: Nhà chung cư mini là nhà ở do hộ gia đình, cá nhân xây dựng có từ hai tầng trở lên và tại mỗi tầng được thiết kế, xây dựng có từ hai căn hộ trở lên theo kiểu khép kín (có phòng ở riêng, khu bếp riêng, nhà vệ sinh, nhà tắm riêng), có diện tích sàn tối thiểu mỗi căn hộ từ 30 m2 trở lên và nhà ở này đáp ứng các điều kiện về nhà chung cư quy định tại Khoản 2 Điều 46 của Luật nhà ở năm 2014. 

Khoản 2 Điều 46 Luật Nhà ở quy định: Hộ gia đình, cá nhân tại khu vực đô thị phải thực hiện xây dựng, cải tạo nhà ở theo quy định của pháp luật về xây dựng và tự chịu trách nhiệm về chất lượng nhà ở. Trường hợp được phép xây dựng nhà ở có từ hai tầng trở lên mà tại mỗi tầng được thiết kế, xây dựng từ hai căn hộ trở lên theo kiểu khép kín, có đủ tiêu chuẩn diện tích sàn xây dựng tối thiểu mỗi căn hộ theo quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng và có phần diện tích thuộc sở hữu riêng, phần diện tích thuộc sở chung của nhà chung cư theo quy định của Luật này thì được Nhà nước công nhận quyền sở hữu đối với từng căn hộ trong nhà ở đó.

Tại Khoản 2 Điều 22 Quyết định 37/2015 nói trên cũng quy định: Căn hộ của nhà chung cư mini được xây dựng theo Giấy phép xây dựng của cơ quan có thẩm quyền cấp, đảm bảo tiêu chuẩn, quy chuẩn xây dựng, đảm bảo phòng cháy, chữa cháy và quy hoạch chi tiết xây dựng tỷ lệ 1/500 hoặc quy hoạch xây dựng đô thị đối với khu vực đã có quy hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt theo đúng quy định của pháp luật về xây dựng thì được cấp Giấy chứng nhận.

Như vậy, để tách được sổ riêng cho từng căn hộ, công trình chung cư cần phải có giấy phép xây dựng, xây đúng phép về số tầng được cấp và mật độ xây dựng được cấp. Đó là phần nổi mà khách hàng có thể nhìn thấy trực tiếp, còn khi công trình hoàn thiện thì chủ đầu tư nộp thuế đầy đủ, công trình phải có giấy chứng nhận an toàn chịu lực, hệ thống phòng cháy chữa cháy...

Theo quy định tại Điều 33 Quyết định 37/2015, hồ sơ và trình tự, thủ tục cấp Giấy chứng nhận cho hộ gia đình, cá nhân nhận chuyển nhượng quyền sử dụng đất và quyền sở hữu nhà chung cư mini do cá nhân, hộ gia đình đầu tư xây dựng bao gồm:

a) Các giấy tờ liên quan đến hộ gia đình, cá nhân xây dựng nhà gồm:

- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (bản chính); Quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất của cơ quan có thẩm quyền (nếu có);

- Xác nhận của cơ quan Thuế đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính khi được chuyển mục đích sử dụng đất hoặc nhận chuyển quyền sử dụng đất để xây dựng nhà ở bán; Văn bản được miễn, chậm nộp nghĩa vụ tài chính của cơ quan có thẩm quyền (nếu thuộc trường hợp phải nộp nghĩa vụ tài chính);

- Bản sao chứng thực Giấy phép xây dựng (kèm theo bản vẽ được duyệt);

- Bản vẽ mặt bằng xây dựng ngôi nhà chung cư phù hợp với hiện trạng sử dụng đất; bản vẽ mặt bằng của tầng có căn hộ; trường hợp bản vẽ mặt bằng của tầng có căn hộ không thể hiện rõ kích thước của căn hộ thì phải có bản vẽ mặt bằng của căn hộ, trong đó thể hiện rõ kích thước của căn hộ.

- Đối với nhà chung cư mini có tổng diện tích sàn xây dựng từ 1.000 m2 trở lên hoặc có chiều cao từ sáu tầng trở lên (tính cả tầng hầm) thì bổ sung thêm bản sao chứng thực Giấy chứng nhận bảo đảm an toàn chịu lực do đơn vị có chức năng cấp.

Trường hợp hộ gia đình, cá nhân xây dựng nhà chung cư nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận đồng thời cho nhiều chủ sở hữu nhà ở, công trình xây dựng thì chỉ nộp (01) bộ đối với các giấy tờ quy định tại điểm a) khoản này và danh mục căn hộ, công trình xây dựng và các phần sở hữu riêng khác đề nghị cấp giấy chứng nhận.

b) Các giấy tờ liên quan đến người đề nghị cấp Giấy chứng nhận:

- Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận (theo mẫu);

- Bản photocopy sổ hộ khẩu, giấy chứng minh thư nhân dân;

- Tờ khai nộp lệ phí trước bạ nhà, đất (theo mẫu);

- Hợp đồng mua bán nhà ở, công trình xây dựng đã được công chứng, chứng thực theo quy định (bản chính);

- Bản sao chứng từ chứng minh việc bên mua đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính đối với bên bán; hoặc giấy xác nhận của bên bán về việc bên mua đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính với bên bán;

- Biên bản bàn giao nhà ở, công trình xây dựng (nếu đã bàn giao) và biên bản thanh lý hợp đồng mua bán nhà ở, công trình xây dựng (nếu có);

- Đối với người Việt Nam định cư ở nước ngoài phải có bản sao giấy tờ chứng minh thuộc đối tượng và đủ điều kiện được sở hữu nhà ở tại Việt Nam theo quy định tại của Chính phủ và Bộ Xây dựng về hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở năm 2014.

Như vậy, sau khi bàn giao công trình về ở, chủ đầu tư sẽ tiến hành nhập tài sản là tòa nhà vào trong sổ đỏ của mảnh đất. Sau đó làm đơn xin tách sổ, khi được chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai quận, huyện (quận Cầu Giấy) tiếp nhận hồ sơ thì chủ đầu tư sẽ tiến hành nộp thuế, hoàn thiện giấy tờ để nộp lên và chờ ngày ra sổ.

Theo vnexpress